Digitaliserings- og Teknologiudvalget

13.06.2018 kl. 16:30
Mødecenter A, Lokale 3 på Ballerup Rådhus

Deltagere
  • Ali Abbasi (Ø) - Deltog
  • Dennis Sørensen (A) - Deltog
  • Hella Hardø Tiedemann (A) - Deltog
  • Jack Nør (A) - Deltog
  • Johan Müller (A) - Deltog
  • Kåre Harder Olesen (V) - Deltog
  • Michael Jensen (O) - Deltog
  • Carsten Riis (direktør) - Deltog
  • Jens Kjellerup Hansen (digitaliseringschef) - Deltog
  • Jette Brøndum - Deltog

Åben dagsorden

Jævnfør § 9, skal der på det førstkommende møde efter referatet udsendelse være dette punkt.

 

Seneste referat er fra den 3. maj 2018.

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og Teknologiudvalget

Beslutning

Indstillingen godkendt
  1. Kommissorium for Digitaliserings- og Teknologiudvalget blev endeligt godkendt ved Kommunalbestyrelsesmøde 28. maj 2018 med tilføjelse om, at dagsordner og referater fra møderne publiceres på kommunens hjemmeside og at lukkede punkter ikke offentliggøres. Møde fra maj 2018 publiceres samtidig med mødet for juni 2018. Det faste punkt "Status for it-mæssig understøttelse af Kommunalbestyrelsen" vil være et lukket punkt.

Beslutning

Taget til efterretning

Tidligere behandling

Teknik- og Miljøudvalget den 3. oktober 2017, Punkt 7

Indhold

Sammendrag

I forbindelse med implementering af selvbetjeningsløsningen BorgerTip har administrationen opsat servicemål og mål for opfølgning for besvarelsernes tid og indhold. Det er Teknik- og Miljøudvalget, der er ansvarlig for selve udførelsen af opgaverne i Ballerup Kommune.

 

Disse servicemål og mål for opfølgning ønskes drøftet i Digitaliserings- og Teknologiudvalget med henblik på endelig beslutning i Teknik- og Miljøudvalget.

 

Servicemål vil efterfølgende blive kaldt SLA, som står for ”Service Level Agreement” og mål for opfølgning vil efterfølgende blive kaldt for KPI, som står for ”Key Performance Indicator”

 

KPI er en betegnelse for en styringsmekanisme, der kan hjælpe afdelingen med at vurdere, hvor godt det går med at nå deres mål. KPI giver således information om hvordan afdelingen performer i forhold til dens mål.

 

Baggrund

Bagved BorgerTip er et system, der fordeler opgaver og sikrer opgaveløsning for 73 forskelligartede driftsopgaver (tidligere var der 86, men den løbende oprydning har medført en reduktion). Administrationen modtager mellem 150 og 280 tips om måneden, alt efter sæson. I vækstmånederne kommer der mange tips om det grønne, i vinterperioden mange tips om sne og slud, og i den mørke tid mange tips om gadebelysningen.

 

Tips som Ballerup Kommune er glade for at modtage, fordi det giver administrationen mulighed for at have bedre styr på de fysiske udfordringer, der bliver oplevet i de fælles omgivelser.

 

Borgere, der anvender selvbetjeningsløsningen BorgerTip, har efter at have indberettet skader og problemer til Ballerup Kommune givet udtryk for, at de ikke får svar på, hvad der sker med deres tip.

 

Det indstilles, at de fremsatte SLA og KPI drøftes med henblik på endelig beslutning i Teknik- og Miljøudvalget.

 

Sagsfremstilling

Når der er indmeldt et tip via BorgerTip fra borgerne, bliver der altid svaret med en autotekst, hvor der takkes for tippet. Dette autosvar er, som navnet antyder, et automatisk produceret svar, som systemet generer ved modtagelse af et tip.

 

Efterfølgende behandles tippene af medarbejdere, da der nu skal en faglig kvalificering til tippenes videre forløb. SLA for svartiden på, hvad der kommer til at ske med det indmeldte tip er sat til maks. 10 arbejdsdage.

 

Alle svar er offentlig tilgængelige, så andre borgere har mulighed for at se, at der allerede er indmeldt tip på den skade, de har observeret. Da kommentarerne er offentlige, er det begrænset hvad administrationen må skrive i henhold til persondataforordningen og almindelig forvaltningsret.

 

Mange af tipsene skal udbedres af de leverandører, som opgaverne er udliciteret til, og derfor skal tipsene opdeles i fagområder for bedre at kunne opsætte og følge SLA samt KPI for hvert fagområde eller leverandør.

 

For nuværende er der fx følgende fagområder:

  • Vejbelysning
  • Park og Vej
  • Opgaver løst af Materielgården
  • Indberetninger fra brugerne af kultur- og fritidsaktiviteter.

Da opgaverne ændres og udvikler sig, vil denne oversigt være dynamisk.
 

KPI for overholdelse af SLA på 10 arbejdsdage for de enkelte fagområder er sat til følgende:

 

Fagområde

KPI i pct.

Vejbelysning

95

Park og Vej

95

Materielgården

95

Kultur- og fritidsbrugere

95

 

For at Ballerup Kommunes borgere og andre interesserede kan følge med i om KPI (servicemålet for svartiden) bliver overholdt, foreslår administrationen, at overholdelsen af KPI offentliggøres på Ballerup Kommunes hjemmeside.

 

Derudover foreslås det, at statistikker for servicemål forelægges for Digitaliserings- og Teknologiudvalget samt Teknik og Miljøudvalget hvert kvartal, første gang på mødet efter sommerferien 2018.

 

På mødet i Digitaliserings- og Teknologiudvalget deltager centerchef for By, Erhverv og Miljø Steen Pedersen under behandling af punktet.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Ingen økonomiske konsekvenser

Bilag

0 bilag

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og teknologiudvalget

Indstilling

Center for Ejendomme og Center for By, Erhverv og Miljø indstiller, at

  1. Servicemål (SLA) og mål for opfyldelse (KPI) for besvarelser af BorgerTip drøftes.

Beslutning

Sagen blev drøftet.

Input til ønsker og videreudvikling af løsning, som bringes videre til leverandøren. Servicemål og mål for opfyldelse besluttes på et kommende møde i Teknik- og Miljøudvalget. Det blev besluttet, at Digitaliserings- og Teknologiudvalget skal have adgang til en oversigt over Ballerup Kommunes indmeldte ønsker og rettelser til løsningen. Denne præsenteres på et kommende møde i andet halvår af 2018.


Indhold

Sammendrag

Der er i 2016 vedtaget fælleskommunal og fælles-offentlig digitaliseringsstrategier. Disse to digitaliseringsstrategier rammesætter i høj grad fokusområder for digitaliseringen i kommunerne i perioden 2016-2020. Ballerup Kommune har valgt at udarbejde digitaliseringsprincipper for den samme periode, der skal understøtte arbejdet med de fælles digitaliseringsstrategier.

 

Baggrund

På digitaliseringsområdet arbejder Ballerup Kommune med udgangspunkt i de fælles-offentlige og -kommunale digitaliseringsstrategier. Ballerup Kommune har valgt ikke at udarbejde en lokal digitaliseringsstrategi for kommunen, men i stedet en række digitaliseringsprincipper. Disse digitaliseringsprincipper er med til at skabe det administrative grundlag for at udmønte digitaliseringsstrategierne.

 

Sagsfremstilling

Ballerup Kommune har som alternativ til at udarbejde en egentlig digitaliseringsstrategi vedtaget en række overordnede digitaliseringsprincipper, der udgør et sæt leveregler for Ballerup Kommune, som skal gøre det nemmere at træffe beslutninger om digitalisering.

 

Dette valg er truffet, da Ballerup Kommune allerede er omfattet af en række digitaliseringsstrategier med handlingsplaner til implementering i kommunerne. Der er tale om den fælleskommunale digitaliseringsstrategi for 2016-2020 (udarbejdet af KL) den fælles-offentlige digitaliseringsstrategi for samme periode der dækker stat, regioner og kommuner.

 

For principperne gælder at:

  • De ikke er ultimative, men skal sikre, at med den digitale udvikling i Ballerup Kommune nås de ønskede mål.
  • De skal understøtte implementering af elementer fra de fælles-offentlige og -kommunale digitaliseringsstrategier i centrenes forretningsstrategier.

Digitaliseringsprincipperne er gældende for hele Ballerup Kommune og skal være forståelige og anvendelige for den enkelte leder og medarbejder. Disse principper suppleres af arkitekturprincipper og målbilleder, der mere konkret og med en teknologisk vinkel, skal sikre at Ballerup Kommune bevæger sig teknologisk af den rette vej, fx ved at understøtte rammearkitekturen, tværgående samarbejder, have fokus på it-sikkerhed mv.

 

På digitaliseringsområdet arbejder Ballerup Kommune med udgangspunkt i de fælles-offentlige og -kommunale digitaliseringsstrategier, og vælger således ikke at formulere en lokal digitaliseringsstrategi for kommunen, da de overordnede og ofte regulerede mål med digitalisering i kommunerne er fastlagt i de fælles strategier.

 

Digitaliseringsprincipperne er med til at skabe det administrative grundlag for at udmønte de fælles digitaliseringsstrategier.

 

Digitaliseringsprincipperne udgør et sæt leveregler for Ballerup Kommune, som skal gøre det nemmere at træffe beslutninger om digitalisering.

 

Under behandling af punktet opridses de væsentligste projekter i de fælles digitaliseringsstrategier og Ballerup Kommunes digitaliseringsprincipper diskuteres.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Ingen økonomiske konsekvenser

Bilag

5 bilag

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og Teknologiudvalget

Indstilling

Digitaliseringssekretariat indstiller, at

  1. Orienteringen om fællesoffentlige digitaliseringsstrategier og Ballerup Kommunes digitaliseringsprincipper tages til efterretning.

Beslutning

Taget til efterretning

Indhold

Sammendrag

Den gældende informationssikkerhedspolitik er godkendt af Kommunalbestyrelsen den 29. august 2016. Informationssikkerhedspolitikken skal revideres i hver kommunalbestyrelses periode.

 

Digitaliseringssekretariatet foreslår, at omdøbe Informationssikkerhedspolitikken til "Politik for Databeskyttelse", da det afspejler det store fokus på beskyttelse af data i Ballerup Kommune. Der er kun foretaget mindre rettelser ved revisionen af Politik for Databeskyttelse.

 

Baggrund

Den gældende informationssikkerhedspolitik er godkendt af Kommunalbestyrelsen den 29. august 2016. Informationssikkerhedspolitikken skal revideres i hver kommunalbestyrelses periode.

 

Sagsfremstilling

Informationssikkerhedspolitikken udgør den overordnede ramme for informationssikkerheden i Ballerup Kommune.

 

Digitaliseringssekretariatet foreslår, at omdøbe Informationssikkerhedspolitikken til "Politik for Databeskyttelse", da det afspejler den nødvendige fokus på beskyttelse af data i Ballerup Kommune, ikke mindst persondata, hvilket der gennem den nylige implementering af persondataforordningen i Ballerup Kommune.

 

Inden for rammen af "Politik for Databeskyttelse" skal Ballerup Kommunes sikre høj troværdighed og tillid fra borgere og virksomheder i forhold til beskyttelse af data og samtidig forebygge sikkerhedsbrist, tab af data og informationer, samtidig med, at der skal arbejdes på tværs og sikres anvendelse af informationer og data effektivt i kommunen, da det er med til at skabe kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen. Behandlingen af data og informationer udgør således en væsentlig kilde til værdiskabelse både for borgere og virksomheder.

 

Revisionen af "Politik for Databeskyttelse" omfatter udelukkende ændring af navnet for politikken, samt mindre sproglige rettelser som begreber og udtryk.

 

Det fastholdes, at sikkerhedsarbejdet tilrettelægges i overensstemmelse med ISO27001. Det er den standard, som alle statslige organisationer skal certificeres op imod. Det er endnu ikke et krav for kommunerne, men Ballerup Kommune vælger at målrette informationssikkerhedsarbejde op imod denne standard, uden dog at stræbe efter en egentlig certificering.

 

Godkendelse af den reviderede "Politik for Databeskyttelse" støttes op af en række allerede igangværende aktiviteter, der er med til at fastholde den høje fokus på databeskyttelse i Ballerup Kommune.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Ingen økonomiske konsekvenser

Bilag

2 bilag

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og Teknologiudvalget

Indstilling

Digitaliseringssekretariat indstiller, at

  1. Informationssikkerhedspolitik skifter navn til Politik for Databeskyttelse.
     
  2. Revideret Informationssikkerhedspolitik anbefales til godkendelse i Økonomiudvalget og herefter ved møde 25. juni 2018 i Kommunalbestyrelsen.

Beslutning

Indstillingen godkendt. Punktet behandles på møder i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i august grundet antallet af punkter på Økonomiudvalgets møde 25. juni 2018.

Indhold

Sammendrag

Der kan med implementering af persondataforordningen være behov for at adskille mails for politikere, der samtidig er ansatte i kommunen. Der er pt. ikke mulighed for at give den samme person (cpr. nr.) flere brugerID'er (log-in og password), men man kan godt have flere mailadresser fx mailadressen som ansat og en mailadresse som politiker. Hvis dette implementeres her og nu, vil det medføre, at mails til politiker-mailadressen ikke tilgås på samme måde som i dag på iPad'en. 

 

Baggrund

Med de nye regler der er implementeret i forbindelse med den nye persondataforordning er der skabt et behov for at kunne tilgå de ansattes mail for at sikre, at der ikke findes personoplysninger i mails, som burde være gemt i andre systemer eller slettet. For politikere, der samtidig er ansatte i kommunen kan dette give problemer, da der ikke gælder de samme regler i forhold til håndtering af personoplysninger for en person i rollen som valgt politiker og i rollen som ansat i kommunen.

 

Det bør derfor sikres, at en politiker, der samtidig er ansat i Ballerup Kommune, vil kunne bibeholde sine politiker-relaterede mails, mens opgaven som politiker pågår, uafhængigt af de mails samme person modtager/sender som ansat.

 

Ved seneste Kommunalbestyrelsesmøde er udleveret "Retningslinjer for god databeskyttelse" til alle kommunalbestyrelsesmedlemmer hvoraf det fremgår, at hvis man både er ansat og politiker i kommunen, kan man adskille dette ved at gemme politisk korrespondance i en mappe med navnet "Privat". Korrespondancen i mappen ”Privat” vil af administrationen blive behandlet som fortrolig og administrationen har ikke indsigt i denne korrespondance.

 

Sagsfremstilling

I Ballerup Kommune har en brugere kun én identitet svarende til ét log-in og password (koblet til cpr. nr.). En bruger kan have flere engagementer, dette gælder fx hvis man har flere ansættelser i organisationen, og hvis man fx både er ansat og politiker. Dette vedligeholdes i kommunens system for identitetsstyring (IDM). For ansatte politikere gælder det, at det er ansættelsen, som er det primære engagement. Omkring IDM er opbygget en række automatikker, der sikrer oprettelse i forskellige systemer, nedlæggelse af bruger når ansættelse ophører etc.

 

Der er pt. ikke mulighed for at tilknytte flere brugerID'er (mailadresser) til samme cpr. nr. Dette vil kræve en større tilretning af IDM, som evt. kan gennemføres i 2019.

 

Hvis der pt. skal tilbydes en løsning med to forskellige mailadresser for ansatte politikere, vil det betyde, at mails ikke kan tilgås via den indbyggede mailklient på iPad'en, men via remote desktop (Horizon/VDI) på iPad'en. Dette sker ved at logge sig på med log-in og password, når mail skal læses/besvares via iPad.

 

Som eksempel ville følgende være tilfældet for fx Dennis Nygaard Sørensen, som er ansat i Ballerup Kommune og samtidig politiker. Den nuværende mailadresse dhso@balk.dk skal bruges i arbejdsmedfør og fx adressen dennis_nygaard_sørensen@balk.dk kunne være mailadressen, man anvender, hvis man skal skrive til Dennis Nygaard Sørensen som politiker.

 

Når mails fra de to postkasser skal tilgås via Outlook på pc, sker det ved, at der er tilknyttet politikerens mail som gruppemail til den almindelige adgang i Outlook.

 

Der er derfor følgende alternativer:

  • Der køres videre med den nuværende løsning, hvor man som politiker og ansat anvender den samme mailadresse. Medlemmet kategoriserer selv mails og flytter modtagne og afsendte mails, der vedrører rollen som politiker til mappen "Privat".
     
  • Der udvikles en løsning til IDM, der kan sikre, at der til samme cpr. nr. kan knyttes flere identiteter.
     
  • Der introduceres yderligere en mailadresse for de politikere, der samtidig er ansatte, som betyder, at politikermailen tilgås via pc eller en remote desktop (Horizon). Medlemmet har stadig kun ét log-in og password.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Ingen økonomiske konsekvenser

Bilag

0 bilag

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og Teknologiudvalget

Indstilling

Digitaliseringssekretariat indstiller, at

  1. Behovet for to brugerID'er for politikere, der er ansatte i Ballerup Kommune, diskuteres og evt. løsning prioriteres.

Beslutning

Sagen blev drøftet.

Der ønskes på sigt at udvide Ballerup Kommunes IDM løsning til at kunne håndtere flere brugerID’er pr. identitet. De politikere, der i den nuværende kommunalbestyrelse også er ansatte i kommunen, præsenteres for de to øvrige løsninger til at adskille private og jobmæssige mails, og den enkelte politiker vælger hvilken løsning, der passer bedst.  


Tidligere behandling

Digitaliserings- og Teknologiudvalget den 3. maj 2018 Punkt 9

Indhold

Sammendrag

Center for Skoler, Institutioner og Kultur har med afsæt i den eksisterende Digitaliseringsstrategi 2014-2017 gældende for 0-18 år udarbejdet et udkast, som skal erstatte afsnittet, der dækker 6-16 år (skoleområdet). Der er desuden udarbejdet et udkast, som nytænker det digitale dannelsesbegreb. Digitaliseringsstrategien ønskes sendt i høring i skolebestyrelserne.

 

Sagen har været drøftet i Digitaliserings- og Teknologiudvalget.

 

Baggrund

Den eksisterende Digitaliseringsstrategi 0-18 år fra 2014 er udløbet i 2017. Med budgetaftalen for 2018 er der satset på it i folkeskolen. Denne satsning fordrer en opdatering af strategien. Af budgetaftalen fremgår det, at parterne ønsker, at digitaliseringsstrategien på folkeskoleområdet og dens tilknyttede handleplaner opdateres, herunder med fokus på kodning som tema, så kodning og generel brug af it og digitale ressourcer i højere grad kan bidrage til at styrke elevernes skabende og kreative potentialer på alle klassetrin.

 

Sagsfremstilling

Sagen fra den 3. maj 2018 vedrørende digitaliseringsstrategien 0-18 år fremlægges med de bilag der manglede fra sidste sagsfremstilling.

 

Følgende indhold er ændret i forhold til den eksisterende digitaliseringsstrategi:

  • Kapitlet "Fælles begrebsforståelse 0-18" (side 7-8 i den eksisterende strategi => nyt forslag: Afsnit 3.0 - 3.2 side 4-6 i den reviderede strategi)
  • Kapitlet "Den digitale skole og BFO" (Side 17-23 => nyt forslag: Afsnit 5.0 side 14-21 i den reviderede strategi)
  • Handleplanen for skoleområdet er erstattet med afsnit 7.0 - 9.0 side 28-32.

Bilag 3 - "Sammenligning af eksisterende mål og reducerede mål" - fremhæver de ændringer, der er lavet i forhold til temaernes mål.

 

Center for Skoler, Institutioner og Kultur vurderer, at Digitaliseringsstrategi 0-18 år i sin form og indhold på dagtilbuds- og klubområdet er både tidssvarende og visionær. Derfor foreslås disse dele videreført. På skoleområdet er der brug for både en opdatering og en indholdsmæssig justering.

 

Til brug for opgaveløsningen omkring en opdateret strategi på skoleområdet har der været nedsat en arbejdsgruppe. Arbejdsgruppen har bestået af lærere og ledere fra skolerne. 

 

Strategien på skoleområdet har fortsat de tre temaer fra den gamle strategi:

  • Digital ledelse

  • Pædagogisk kompetence

  • Digital didaktik.

Indholdet af disse tre temaer er ændret, så fokus nu er på elevernes læring, og temaerne følges op af fire indsatser. De fire indsatser skal hjælpe skolerne til at nå strategiens mål.

 

Indsats 1: Lærerne og pædagogernes digitale kompetencer

Indsatsen sikrer:

  • Lærere og pædagoger får mulighed for at bevidstgøre sig om egne kompetencer og færdigheder inden for det digitale felt.

  • Behovet for en indsats på skolen afklares.

  • Den enkelte skole planlægger, hvordan man gennemfører et kompetenceløft for samtlige medarbejdere.

Indsats 2: Kodning - digitale og innovative processer

Kodning og digital skabelse inviterer til, at eleverne lærer ved at prøve og til at forstå, at fejl er en naturlig del af læringsprocessen.

 

Kodning er en disciplin, som træner mange af de færdigheder og kompetencer, som ønskes, at eleverne udvikler.

 

Indsatsen har fokus på to spor:

  • Den faglige viden om kodning

  • Som middel til at arbejde med digitale og innovative processer.

Indsats 3: Informationssøgning

Brugen af internettet, indsamling af større mængder data og adgang til digitale teknologier stiller hele tiden øgede krav om, at eleven lærer at søge information målrettet; at indsamle, sortere, udvælge og forholde sig kritisk til information, som er relevant i forhold til det læringsindhold, der arbejdes med.

 

Denne indsats skal bidrage til at styrke elevernes kompetencer inden for informationssøgning, begyndende kildekritik, ophavsrettigheder og relevansvurdering.

 

Indsats 4: Social ansvarlighed og it-sikkerhed

Uanset om sociale medier indgår i skolens aktiviteter eller ej, så er sociale medier en stor del af børnenes og de unges liv. Derfor er det vigtigt, at skolen forholder sig til, hvordan børnene og de unge bruger medierne.

 

Med fokus på social ansvarlighed og it-sikkerhed sikres børns og unges forudsætninger for, i en tidlig alder at blive rustet til at leve og arbejde i et samfund, hvor de skal være kritisk tænkende i arbejdet med og brugen af digitale medier.

  • De skal kunne begå sig trygt, forsvarligt og etisk korrekt, når de anvender it og medier samt er digitalt sociale.

  • De skal kunne begå sig trygt og sikkert på nettet i den digitale kontakt og kommunikation med omverdenen.

Ændringen af de tre temaer medfører ligeledes, at beskrivelsen af vejen til den digitale dannelse nuanceres.

 

Kombinationen af tre domæner sikrer den digitale kompetence:

  • Færdigheder i at anvende digitale værktøj og medier

  • Viden, teorier og principper knyttet til teknologi

  • Holdninger til strategisk brug, åbenhed, kritisk forståelse, kreativitet, ansvarlighed og selvstændighed.

Når det enkelte barn styrker sin digitale kompetence, vil det kunne indgå i trygge og værdiskabende samspil med andre mennesker i den virtuelle verden. Ved en positiv, men kritisk tilgang til andre brugere, samt ved nøje at overveje egne og andres intentioner, handlinger og udtryksformer i den virtuelle virkelighed, opnås netop den digital dannelse.

 

Udkast til den reviderede digitale strategi, samt udkast til høringssvar fra Digitaliserings- og Teknologiudvalget kan ses som bilag.

 

På mødet i Digitaliserings- og Teknologiudvalget deltager afsnitsleder Lotte Aaby og udviklingskonsulent Jesper Hvenegaard bak fra Center for Skoler, Institutioner og Kultur ved behandling af punktet.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Ingen økonomiske konsekvenser

Bilag

4 bilag

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og Teknologiudvalget

Indstilling

Center for Skoler, Institutioner og Kultur indstiller, at

  1. Den reviderede Digitaliseringsstrategi 0-18 år gældende fra 2018-2021 tages til efterretning.
     
  2. Der udarbejdes et høringssvar om den reviderede strategi til Børne- og Skoleudvalget.

Beslutning

Taget til efterretning med denne bemærkning:

Der udarbejdes et høringssvar til Børne- og Skoleudvalget med de kommentarer, der kom fra udvalgets medlemmer under mødet. Høringssvaret udsendes pr. mail til udvalgets medlemmer, inden det fremsendes til Børne- og Skoleudvalget.


Indhold

Sammendrag

Egedal Kommunes Byråd har på møde den 31. maj 2018 besluttet at forespørge de øvrige tre ejerkommuner Ballerup, Furesø og Allerød om der er opbakning til at genforhandle vedtægtens § 8, stk. 2 for det fælles § 60 selskab IT-Forsyningen I/S.

 

Pkt. 21 i vedtægterne anfører, at hvis en kommunalbestyrelse/et byråd anmoder om det, skal der ske genforhandling. Det kræver enighed mellem de – nu fire – interessentkommuner, hvis der skal ændres i vedtægterne.

 

Allerød, Ballerup og Furesøs kommunalbestyrelser/byråd skal derfor tage stilling til, om de er enige med Egedal Kommunes Byråd om det fremsendte forslag til ændring af bestyrelsessammensætningen fra den nuværende administrative bestyrelse til en bestyrelse bestående af kommunalpolitikere fra de fire ejerkommuner.

 

Sagen forelægges til drøftelse i Digitaliserings- og Teknologiudvalget, men skal behandles i Økonomiudvalget den 19. juni 2018 og godkendes i Kommunalbestyrelsen den 25. juni 2018.

 

Baggrund

Henvendelse fra Egedal Kommune om ændring i vedtægt for IT-Forsyningen.

 

Sagsfremstilling

Ballerup, Egedal og Furesø Kommuner godkendte i januar 2018 på deres respektive kommunalbestyrelses/byrådsmøder, at Allerød Kommune optages i IT-Forsyningen I/S. Der er efterfølgende udarbejdet en allonge til vedtægten med konsekvensrettelser som følge af beslutningen om at optage Allerød Kommune. Allongen blev godkendt af de fire byråd i maj måned 2018. Allongen er nu sendt til endelig godkendelse i Ankestyrelsen, der allerede har meddelt en forhåndsgodkendelse af optagelsen af Allerød, hvis der er enighed i ejerkredsen.

 

I forbindelse med godkendelsen af allongen besluttede Byrådet i Egedal Kommune, at vedtægtens bestemmelse i § 8, stk. 2 om bestyrelsens sammensætning ønskes genforhandlet med interessenterne jf. pkt. 21 i Vedtægt IT-Forsyningen I/S.

 

I henhold til vedtægten sammensættes bestyrelsen af de respektive byråd, der hver udpeger et medlem fra direktionen samt en personlig suppleant fra administrationen. Bestyrelsesmedlemmerne er underlagt byrådenes instruktionsbeføjelse.

 

Den politiske indflydelse sker herudover gennem godkendelse af bl.a. regnskab, budgetforslag og års- og udviklingsplan, jf. §§ 12, 13 og 14. Budgetforslaget fremsendes af bestyrelsen til byrådene ultimo marts måned med henblik på indarbejdelse af eventuelle ændringsforslag fra byrådene. Det reviderede budgetforslag fremsendes til byrådene senest i august, således at det kan vedtages sammen med det kommunale budget.

 

Den nuværende formulering af § 8, stk. 2 er:

”8.2 Bestyrelsen består af 3 medlemmer. De respektive kommunalbestyrelser udpeger hver 1 bestyrelsesmedlem fra direktionerne samt 1 personlig suppleant fra administrationerne. Bestyrelsesmedlemmerne er hver især underlagt de respektive kommunalbestyrelsers instruktionsbeføjelse.”

 

Byrådet i Egedal Kommune ønsker, at bestyrelsesmedlemmer og suppleanter i bestyrelsen for selskabet udpeges blandt Byrådets medlemmer. Såfremt ændringen af vedtægten godkendes, vil formuleringen af § 8 stk. 2 fremadrettet være (udvidelsen med Allerød Kommune er indarbejdet):

 

”8.2 Bestyrelsen består af 4 medlemmer. De respektive kommunalbestyrelser udpeger hver 1 bestyrelsesmedlem samt 1 personlig suppleant blandt kommunalbestyrelsens medlemmer. Bestyrelsesmedlemmerne er hver især underlagt de respektive kommunalbestyrelsers instruktionsbeføjelse.”

 

Kommunaldirektøren har følgende betragtninger til sagens behandling:

  • IT-Forsyningen blev dannet ud fra erfaringerne med Center For Tandregulering (CFT), der i dag drives af Ballerup, Egedal og Furesø Kommuner. CFT har også en administrativt sammensat bestyrelse.
     
  • IT-Forsyningens bestyrelses arbejde består i al væsentlighed i at træffe driftsmæssige beslutninger begrundet i de budgetter, regnskaber og investeringsplaner, der i dag og fremover godkendes politisk i alle ejerkommuner.
     
  • En netop gennemført benchmark ved konsulenthuset Zangenberg dokumenterer at det grundlag IT-Forsyningen blev skabt på – at skabe en effektiv drift og sikre et stærkt faglige miljø – fortsat er i førersædet for bestyrelsens og selskabets ledelses side. Benchmarken viser, at IT-Forsyningen i dag leverer sine ydelser til en samlet pris, der er ca. 13 mio. kr. under markedsprisen for Shared Service Centers som IT-Forsyningen (Shared Service Center er den tekniske markedsbetegnelse for et selskab som IT-Forsyningen).
     
  • Bestyrelsen består efter Allerød Kommunes optagelse af tre kommunaldirektører og en direktør. Der er således stor samlet topledelsesfokus på at sikre, at IT-Forsyningen lever op til aftaler og forventninger.

På mødet i Digitaliserings- og Teknologiudvalget deltager kommunaldirektør Eik Møller under behandlingen af sagen.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Ingen økonomiske konsekvenser

Bilag

1 bilag

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og Teknologiudvalget

Indstilling

Kommunaldirektør Eik Møller indstiller, at

  1. Bestyrelsessammensætningen for IT-Forsyningen drøftes, og eventuelle bemærkninger tages med videre til behandlingen i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.

Beslutning

Udvalget anbefaler, at IT-Forsyningens vedtægter ikke ændres, og at den nuværende bestyrelsessammensætning for IT-Forsyningen bibeholdes.

 

Samtidig ønsker udvalget, at IT-Forsyningens direktør indkaldes til et senere møde i udvalget for opfølgning på opgaveflow, kvalitet og kundetilfredshed.

Beslutning

Intet

Tidligere behandling

Børne- og Skoleudvalget den 6. marts 2018 Punkt 11

Indhold

Sammendrag

Sagen handler om "Bring Your Own Device" (herefter BYOD). BYOD er et udtryk, som anvendes, når man ønsker, at eleverne medbringer eget it-udstyr til anvendelse i skolen.

 

Baggrund

I budgetaftalen for 2018 blev det besluttet, at administrationen skulle undersøge erfaringer med BYOD i andre kommuner. Distriktsskolelederne er endvidere blevet interviewet individuelt om deres holdning til BYOD. Deres holdninger fremstilles i samlet form i sagsfremstillingen.

 

Sagsfremstilling

Undersøgelsen af andre kommuners erfaringer viser, at mange kommuner er gået væk fra BYOD. Begrundelserne herfor er:

  • BYOD ikke er en udgiftsfri løsning. Den har omfattende udgifter til fx mulighed for opbevaring og etablering af strøm til enhederne i løbet af dagen. 
  • Problematisk at sikre, at enhederne har den anvendte software og sikre enhedernes generelle vedligeholdelse.
  • Eleverne glemmer maskinen hjemme, hvilket er problematisk i forhold til undervisningen.

Undersøgelsen af andres kommuners erfaringer med fordele og ulemper ved at benytte BYOD kan ses som bilag.

 

Der er gennemført et mindre interview med hver distriktsskoleleder for de fem distriktsskoler i Ballerup Kommune. Distriktsskolelederne udtalte sig personligt. Nogle af dem refererede også til deres skolebestyrelse om skolens generelle holdning til BYOD.

 

En skoleleder var for

En skoleleder var for løsningen BYOD, men gav udtryk for, at skolebestyrelsen var af modsat holdning, da de mener, at skolen skal være gratis at gå i.

 

En skoleleder kunne se både fordele og ulemper ved BYOD

De to skolelederes argumenter for BYOD er, at eleverne (dem der har en privat computer) har hele deres liv herpå og er superbrugere af egen maskine samt at løsningen virker billigere.

 

Begge skoleledere giver dog samtidig udtryk for, at det også kan være problematisk, og at det ikke nødvendigvis er alle, der har egen computer.

 

En ulempe, som de også gav udtryk for, er problematikken omkring vedligeholdelse af maskiner, sikkerhed på maskinerne, installation af nødvendige programmer mv. Hardwaremæssigt er de også klar over, at dette kan volde nogle komplikationer. Specielt for de mindre elever, som oftest får forældrenes aflagte enheder med i skole. Det giver udfordringer på forældet udstyr og dårlig batterilevetid.

 

Tre skoleledere var direkte imod

Argumenterne er, at BYOD skaber ulighed, har økonomiske konsekvenser og alt for mange udfordringer med programpakker, opdateringer, gamle enheder, kort batterilevetid og datasikkerhed ved manglende adgangskode på enhederne.

 

Erfaringer fra tidligere forsøg med BYOD i udskolingen viste, at det hovedsageligt kun var 9. klasserne, der tog deres eget udstyr med og her kun mellem 30-50 pct. Der var et stort behov for, at skolen kunne supplere med maskiner.

 

Det blev i øvrigt nævnt, at flere skolebestyrelser var direkte imod. Ingen nævnte, at BYOD blev omtalt positivt i skolebestyrelserne.

 

Formanden for Landsforeningen Skole og Forældre har for nylig opfordret kommunerne til at forsyne eleverne med de computere, som er nødvendige i undervisningen. Foreningen ønsker, at det fortsat skal være gratis at gå i den danske folkeskole.

 

På mødet i Digitaliserings- og Teknologiudvalget deltager afsnitsleder Lotte Aaby og udviklingskonsulent Jesper Hvenegaard Bak fra Center for Skoler, Institutioner og Kultur under behandlingen af sagen.

 

Børne- og Skoleudvalget har på møde den 6. marts 2018 ønsket, at Ballerup Kommunes Digitaliserings- og Teknologiudvalg fik mulighed for at udtale sig om BYOD inden it-indkøb i 2019. Herefter behandles sagen i Børne- og Skoleudvalget igen forud for behandlingen af den nye anlægssag.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Ingen økonomiske konsekvenser

Bilag

1 bilag

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og Teknologiudvalget

Indstilling

Center for Skoler, Institutioner og Kultur indstiller, at 

  1. Bring Your Own Device drøftes og der afgives kommentarer til Børne- og Skoleudvalget.

Beslutning

Sagen blev drøftet:

Der indarbejdes kommentarer om BYOD i høringssvaret til Børne- og Skoleudvalget om Digitaliseringsstrategien 0–18 år med de kommentarer, der kom vedrørende BYOD fra udvalgets medlemmer under mødet.

Lukket dagsorden

Dokumenter

Download samlet dokument

Download